LA PROTECCIÓ DE DADES A LES COMUNITATS DE PROPIETARIS
L’organització d’una Comunitat de Propietaris suposa l’existència d’almenys un fitxer de dades personals: el dels propis integrants de la Comunitat.
La Llei Orgànica de Protecció de Dades (en endavant LOPD) planteja nombrosos dubtes sobre si les Comunitats estan obligades a complir aquesta normativa, si és l’Administrador qui s’ha d’ocupar de fer-ho, etc.
No és l’Administrador de Finques qui està obligat a presentar els fitxers de Protecció de Dades de les comunitats que administra, si bé desde JATON mallorca considerem que el més adient, com administradors, és informar a les Comunitats de la seva obligació de fer-ho.
Les Comunitats, com qualsevol altra organització o empresa, compta amb dades de caràcter personal (nom dels propietaris, telèfon de contacte, adreça particular, DNI, adreça de correu electrònic, etc.) , i contracta amb tercers la prestació de serveis, entre ells, l’Administrador.
L’adequació de la Comunitat de Propietaris a la normativa sobre protecció de dades de caràcter personal, com hem dit, planteja no pocs dubtes sobre què és exactament el fitxer i com es notifica a l’AEPD, on s’ha d’ubicar aquest fitxer, qui és el responsable del mateix, els nivells de seguretat a aplicar, etc.
Per començar, hem de distingir dos papers fonamentals: la figura del responsable del fitxer i la de l’encarregat del tractament.
La Comunitat de Propietaris no disposa a l’efecte de la seva administració ni d’un despatx, ni d’equips o arxius, així que trasllada íntegrament a l’Administrador les tasques de gestió. Per tant, la Comunitat delega en el seu Administrador el compliment de les obligacions en matèria de protecció de dades que són competència de la Comunitat que administra.
L’article 3 de la LOPD defineix la figura del Responsable del fitxer com la persona física o jurídica que decideix sobre la finalitat, contingut i ús del fitxer. Queda clar que qui decideix és la Comunitat de Propietaris.
Aquest article 3 de la LOPD també defineix la figura de l’ENCARREGAT DEL TRACTAMENT com la persona física o jurídica que sol o conjuntament amb altres, tracta dades personals per compte del responsable del fitxer. Resulta evident que l’Administrador de Finques realitza el tractament per compte de la Comunitat de Propietaris.
Aleshores hem de tenir clar:
RESPONSABLE DEL FITXER: Comunitat de Propietaris.
ENCARREGAT DEL TRACTAMENT: Administrador de Finques.
La Comunitat és qui té l’obligació de complir amb la normativa sobre protecció de dades del fitxer del qual és titular. L’Administrador de Finques efectua la gestió i tramitació per compte del responsable del fitxer (que és la Comunitat).
Un dels problemes que planteja la prestació de serveis entre l’Administrador i la Comunitat de Propietaris és la ubicació del fitxer. La solució més habitual és que el propi Administrador s’encarregui de la custòdia d’aquestes dades, al seu despatx i amb els seus propis mitjans. Serà l’Administrador, per tant, qui haurà de comptar amb les mesures de seguretat adequades per al nivell de seguretat que requereixi el fitxer. Aquestes mesures de seguretat han d’estar recollides per escrit en un contracte que ha d’existir entre el responsable del fitxer i l’encarregat del tractament. Aquest contracte, a més, haurà de fer referència a l’article 12 LOPD i ha d’indicar clarament tant el contingut de la mateixa prestació de serveis d’administració, com les seves obligacions pel que fa a encarregat del tractament.
Les obligacions de custòdia del fitxer, així com les mesures de seguretat amb què ha de comptar l’Administrador, han d’estar recollides en el contracte per escrit abans esmentat, sense oblidar que, a més, ha d’existir un DOCUMENT DE SEGURETAT, d’obligat compliment, que haurà d’estar a disposició de l’Agència de Protecció de Dades en les dependències on s’ubiqui el fitxer (despatx de l’Administrador).
Un altre dubte que es poden plantejar els propietaris és si la Comunitat necessitarà el consentiment de tots els copropietaris que la integren per disposar de les seves dades personals. La resposta és no. La LOPD eximeix d’obtenir aquest consentiment quan es refereixin a les parts d’una relació negocial, laboral o administrativa i siguin necessaris per al seu manteniment i compliment.
No obstant això, la Comunitat té el deure d’informar, segons el que recull l’article 5 de la LOPD, així com atendre l’exercici dels drets d’accés, oposició, rectificació o cancelació que la LOPD atorga als afectats.
No serà el mateix en el cas que la Comunitat de Propietaris disposi de dades personals de proveïdors, personal contractat per la pròpia Comunitat, etc. Caldrà analitzar en cada cas la necessitat d’obtenir el consentiment de l’afectat o si està exempt d’això, així com el nivell de seguretat de les dades.
Pel que fa al secret professional, en el cas de l’Administrador, subsistirà encara després de finalitzar les seves relacions amb la Comunitat, ha de destruir o retornar totes les dades a la Comunitat de Propietaris, igual que tots els suports o documents en què consti alguna dada de caràcter personal. Només podrà conservar dades personals que siguin estrictament imprescindibles durant el període de prescripció que marca la normativa fiscal, comptable, social o civil.
En el cas que l’Administrador cedeixi les dades personals de la Comunitat de Propietaris amb fins comercials a altres empreses, atès que aquesta és una finalitat diferent per a la qual van ser recollides, si no disposa del consentiment exprés de la Comunitat i pel fet que estaria vulnerant els drets dels afectats, pot constituir una infracció tipificada com a molt greu, són sancions que oscil · larien entre els 300.000 i els 600.000 €. Aquesta sanció recaurà sobre el responsable del fitxer (la Comunitat) o l’encarregat del tractament (l’Administrador), o sobre tots dos, depenent de com tinguin regulada la seva relació i de si disposen de contracte d’accés de dades per compte de tercers o no.
En definitiva, pel que fa a la notificació del fitxer al Registre General de l’AEPD, s’ha de consignar com:
Responsable del fitxer: la Comunitat de Propietaris.
Ubicació del fitxer: el domicili fiscal de l’Administrador.
Adreça on poder exercitar els drets d’accés, oposició, cancelació i rectificació: el domicili fiscal de l’Administrador.
Encarregat del tractament: l’Administrador de Finques.
Des JATON mallorca considerem, per tant, que l’Administració de Finques, pel seu coneixement jurídic, està obligat (encara que es tracti simplement d’una obligació moral), a facilitar a les Comunitats de Propietaris que administra l’adequació a la normativa sobre Protecció de Dades , de la mateixa manera que considera just informar les Comunitats que administra ia qualsevol altra que necessiti informació, que la Comunitat pot contractar els serveis de tercers per a adequar-se a la normativa, si bé JATON Mallorca, com a Administració, disposa de la formació i capacitació necessària per fer-se càrrec d’aquest comès.
Sobre si existeixen denúncies a comunitats per no tenir inscrits els fitxers de Protecció de Dades, lamentablement, hi ha multitut de denúncies d’aquest tipus. Com a exemple, afegim el link a una de les resolucions de l’AEPD:
https: / / www.agpd.es/portalwebAGPD/resoluciones/procedimientos_sancionadores/ps_2009/common/pdfs/PS-00657-2009_Resolucion-de-fecha-14-12-2009_Art-ii-culo-26-LOPD.pdf
Font: JATON mallorca